PMS是什麼？
PMS（Property Management System）是旅宿業的物業管理系統，也就是管理旅館、民宿、青年旅館等的系統。有點像是旅店的ERP（？）管理飯店的訂單、Check-in/out、排房、金流、甚至可以管理到房務控管，至於後面的報表彙整、顧客資料管理等，都可以在系統中完成。
PMS怎麼幫助旅店經營？
一般沒有使用PMS的旅店，可能會用筆記本、或是Google日曆紀錄訂單，有時資料會比較分散，更難以做統計。
有了PMS之後，PMS就變成旅店的資料庫，舉凡訂單資料、顧客資料、金流資料，全數可以從系統中導出；各部門也可以統一由同個系統中做現場管理（例如櫃檯與房務可以直接由PMS配合，看是否房間已經打掃完成，不需要再由Call機確認，或者房間故障時工務或店務單位可以直接掛故障房，讓第一線人員就立刻知道，不需要再透過交接）
使用系統的好處，除了統計、分析、協作方便，就是由系統接管，也因此可以盡量把人為的疏失降到最低。
PMS供應商那麼多，怎麼挑選PMS？
現在有許多旅店都有使用PMS，也有許多供應商：從老牌的金旭、靈知、德安，到現在有旅安、奧丁丁，也有國外的系統像是cloudbed，每個系統商軟體各有不同的功能，有些也會根據使用者需求與付費程度，會提供不同的程度的功能。
- 最基本的功能可以按部門分類：櫃檯/訂房或業務/房務/財務/工務，讓一張訂單從訂房開始(訂房/業務)，入住(櫃檯)、結帳(財務) 最後清潔(房務)，都可以在同個系統中完成，讓交接上更順暢、清楚
- 額外的功能來說，最基本的就是PMS串接Channel Manager，而每個PMS可以串接的CM不同，要看是否有配合串接，讓訂單管控更方便；此外，有些PMS可以直接串接的OTA，有些有做訂房系統(Booking Engine)、甚至有RMS/ Revenue management 控價格的系統，可以和PMS結合，讓飯店管理更便捷。
- 就介面來說，有些是單機版的系統（也就是有個主機），理由是比較不易造成資料外洩，通常這類的系統，可以做比較客製化（哪些功能要、哪些不要、報表希望長怎樣），而客製化的程度也會影響報價；現今也有有些為了使用者方便性，推出網頁版系統，以手機就可以輕鬆查看入住狀況，也不需要因為換電腦、增加同事，而再請公司資訊協助做系統的設置。
- 以價格來說，有些會以房間數計價、有些會以功能程度計價
我過去曾參與旅店更換PMS的案子（真的是大工程！），悟到，挑選PMS真的像是挑男朋友，只有最適合，沒有最好。
當時我們請幾個系統商來demo，系統商也都提供了一段時間的試用。我們就讓各部門去做系統測試，例如會計會用到系統的哪些功能、這個系統可否做到，或者一直希望的某些功能，是不是真的好用呢？
挑選的標準大概如下：
- 最基本的功能要求（分部門檢視）
- 是否能做Channel Manager 串接
- 輸出報表的種類，raw不要是dirty data
- 客服支援單位是否好聯絡（如果假日系統出問題，有沒有人可以即時解決？）
- 價格／額外的功能
一個PMS對飯店經營的影響真的很大！除了會影響人員的效率，更會影響後面進行統計、CRM的零零總總，下一篇我將再和大家介紹不同的旅店經營數位工具，Stay Tuned!
hi 我是佳璦，我已經在旅宿業工作7年，
歷經營運、數位、行銷，這個部落格記錄我的旅宿觀察
持續鑽研如何經營一間好的旅店的學問！
